Hvorfor skal vi kunne præsentere som professionelle?

Vi har alle sammen oplevet det: at stå foran en forsamling og præsenterer noget vi ved noget om. Det kan være alt lige fra at fremlægge et budget, til at vise hele organisationen den nye strategi for salget af et nyt produkt. De fleste af os har nok også prøvet at gå fra en præsentation, fuld af inspiration og viden. Eller slæbe sig ud af et lokale, hvor man har kæmpet for ikke at falde i søvn. Men hvad er det egentligt der gør at der er så stort forskel på kvaliteten af præsentationer? Det er et af de spørgsmål der bliver besvaret herunder. Men lad os først se lidt på hvorfor vi skal være gode til at lave præsentationer i vores arbejdsliv:

Når man bliver bedre til at præsentere bliver man bedre til at motivere. I mange organisationer er netop motivation en kerneord, for at få hverdagen til at gå op i en højere enhed. Når vi forstår hvordan vi præsenterer det vigtige indhold i f.eks. arbejdsmiljøstrategien, budgetfremlægningen eller udviklingsprocessen, så sætter vi startskuddet til at arbejdet bliver udført. Præsenterer vi derimod vores indhold på en måde hvor det er svært for lytteren, at navigere i hvad der er vigtigt og hvad de skal tage med videre, så opnår vi ikke den gode motivation, som en præsentation ellers er til for. Men lad os starte fra begyndelsen: hvad er en præsentation egentlig?

Hvad er en præsentation?

En præsentation er en måde at kommunikere et essentielt indhold til et publikum. Den nemmeste måde at tænke på begrebet er måske i en form som vi alle har prøvet: Tavle undervisning. Vi husker nok alle sammen både de spændende (og måske knap så spændende) undervisere, som vi har været udsat for igennem vores tid i undervisningssystemet. En præsentation skal forstås som en opstilling hvor en formidler (taler) præsenterer et indhold for et publikum (lyttere).

Præsentationer indeholder typisk to overordnede kommunikationsformer: den visuelle og den auditive. Ofte er er den visuelle del en kombination af talerens kropssprog, mimik og en slags visuel præsentationsform (f.eks. powerpoint eller en flip-over). Den auditive del er først og fremmest talerens stemme, men også lyden fra musik, videoer eller andre medier. Det er vigtigt at være opmærksom på hvordan vi skruer på begge knapper for at skabe en god og sammenhængende præsentation.

Ofte bærer præsentationer præg af en løbende udvikling, hvor vi starter med begyndelsen, og bevæger os imod en konklusion. Nogle talere er meget flydende i deres fremstilling, og inddrager gerne publikum, f.eks. igennem spørgsmål undervejs, mens andre er mere stringente og beder om at spørgsmål bliver samlet til slut i præsentationen.

Ens for alle præsentationer er at de bærer et, eller flere, budskaber, de indeholder et ønske om forandring og de fungerer som en samtale imellem publikum og taleren. Men hvordan skruer vi på de rigtige knapper for at gøre vores præsentationer mere relevante, forståelige og brugbare for vores publikum?

Hvad er en god præsentation?

For at vide hvordan vi laver den brugbare præsentation, skal vi først forstå hvad der er en god præsentation. Svaret er heldigvis mere simpelt, end mange gør det til. En god præsentation er en fortælling som har et klart budskab, der resonerer med det publikum vi taler til. Så langt, så godt. Lad os dykke lidt ned i de komponenter som præsentationsteknikken bygger på:

Det første vi møder når vi skal skabe en præsentation er at finde den struktur vores præsentation skal have. En struktur er et skelet, som holder de historier, billeder, fortællinger, fakta, etc. som vi vil fortælle vores publikum. Som det også er tilfældet med os som mennesker, så vil en fortælling uden et skelet falde sammen i en pøl på gulvet. Der er mange måder at gå til at lave en struktur til en præsentation, men en ting er fælles for alle måder: strukturen skal understøtte det budskab vi gerne vil formidle. Skal vi vise en ny strategi til vores fodboldhold nytter det ikke noget at vi holder en 30 minutters monolog om hvordan vi kom frem til ideen om strategien, efterfulgt af 2 analyser af hvordan en bold ser ud. Det er vigtigere at komme ned i essensen, vise strategien på en overskueligt visuel måde, forklare hvorfor spillerne skal gøre som de gør, og inddrage spillernes tanker og feedback for at gøre strategien endnu mere skarp.

Når vi har besluttet os for hvilke struktur vi vil anvende i vores præsentation, så er næste skridt at skabe det indhold det skal fyldes på vores knogler. Ofte er det en god ide at vide en masse om det emne man skal præsentere om, og derfor er research-fasen afhængig af i hvor høj grad man allerede er ekspert på området. Når man finder sit indhold er det indledningsvist en god ide at gå bredt til værks: lav en brainstorm og træk alt hvad der kan være med til at forklare emnet med ind i puljen. Mange har gavn af at brainstorme på post-its, så det efterfølgende er nemt at strukturere og tilføje eller fjerne emner og ideer.

Næste skridt imod at have en præsentation der er skarp og brugbar, er at udvælge det indhold som bedst muligt støtter op om budskabet. Her er det meget vigtigt at være hård, og fokusere på hvad der er relevant for lytteren, og ikke bare vælge noget man selv gerne vil fortælle. Det er en god ide at have to principper for øje: 1. kan du ikke definerer indholdets præcise formål ift. til budskabet, så er det ugyldigt. 2. KISS (Keep It Short and Simple), kan indholdet ikke forklares kortfattet og simpelt, så egner det sig ikke til en præsentation. Ofte vil emner som ikke kan holdes korte og simple være bedre tjent med at bliver forklaret på skrift eller en præsentation for sig selv. En måde at arbejde med denne indholdsproces er også at bruge publikums analyse til at skære det unødige fra. Et eksempel på hvordan man kan gøre dette bliver vist længere nede i artiklen.

Når man har struktureret sit indhold og skåret det overflødige fra, kan man begynde at tilføre den visuelle del af præsentationen. Fordi man har brugt tiden der skal til, for at skabe det relevante skelet og indholdet på knoglerne, er det lettere at se præcis hvad man kan gøre for at tilføre en visuel komponent, der igen understøtter vores budskab. Her skal man træffe et valg om hvordan man gerne strukturere sit visuelle indhold. En typisk måde er PowerPoint præsentationer. Men der findes mange andre måder at gøre det på, f.eks. ved brug af bare krop og stemme – at præsentere kun med sig selv. Dette er ofte virksomt hvis ens budskab og præsentation er meget simpel i sig selv (f.eks. job interview, salg af let tilgængelige varer, præsentation af et stykke musik, etc.). Et godt eksempel på en meget simpel visuel præsentation af et meget simpelt budskab kan ses her. Vælger man PowerPoint, er der et utal af gode råd, man kan hente i mange forskellige kilder. Et overskyggende råd fra eksperterne er dog at skære ind til benet, og kun medbringe det relevante visuelle materiale. Det er tilstrækkeligt at vise ét godt billede, og det er kedsommeligt at se et helt lysshow af billeder, som alle sammen siger det samme.

Når man begynder at være så langt at selve præsentationens indhold og grafiske overflade er faldet på plads, er det på tide at starte forfra. Det skal forstås på den måde, at det er nu man går i træningsfasen. Overordnet er det her man forsøger at holde præsentationen for sig selv, måske på video eller for nogle få lyttere. Formålet er at skærpe resultatet så det virkelig giver mening for vores lyttere. Det er klart at det er en investering i tid, at træne ens præsentation. Men den investering kommer mangefold igen, når man gør matematikken op: Vi antager din præsentation tager i omegnen af en time. Du bruger en time, og måske bruger en ”feedback-lytter” en time eller to på at høre din præsentation og give dig feedback. Det vil sige at i til sammen bruger i omegnen af 3-4 timer på at gøre præsentationen bedre. Hvis dit publikum består af bare 10 mennesker, vil det være 10 timer der er på spil. Hvis du ikke bruger tiden på træningen kan det koste 10 arbejdstimer (foruden den demotiverende effekt en dårlig præsentation kan have), fordi lytterne har oplevet det som spild af tid. Derimod bliver det 13-14 timer der investeres i alt, for at 10 lyttere går fra præsentationen med ny motivation og et klart budskab. Spørg dig selv om præsentationens kvalitet er tiden værd. Mange bruger ikke tid på træningen når de forbereder en præsentation, hvilket er ærgerligt når man ved hvad en god præsentation kan gøre af gavn for en organisation.

Slutteligt i en præsentations-proces er selve udførelsen; præsentationen af præsentationen så at sige. Her er det forarbejdet og ens evner som taler der bestemmer effekten af præsentationen. Der er mange komponenter af fremførelsen man kan træne på og blive bedre til. Her kan det være meget virksom at arbejde sammen med en konsulent der har specifik viden om hvilke knapper der bedst kan drejes på for at optimere den kommunikation som taleren bruger. Kropssprog, mimik, stemmeføring, publikums involvering og energi er bare nogle af de få evner som vi sammen kan gøre skarpere. Et uundværligt værktøj i denne sammenhæng er et kamera. Selvom det kan være hårdt at se os selv performe, så er det guld værd at bruge sådanne videoer til at blive endnu bedre til at formidle for vores publikum.

For at skabe den cirkelbevægelse der skal til for at vores arbejde med en præsentation gør os bedre næste gang vi laver en præsentation, skal vi evaluere vores arbejde. Det gøres bedst ved at søge feedback fra vores publikum og os selv (video!). Når vi tør arbejde med vores udviklingspotentialer bliver vi bedre end vi var i går.

For at opsummere kort, så er den gode præsentation den hvor vi arbejder med:

Struktur – skelettet vores budskab bygges på.

Indhold – de historier og fakta som vi bruger til at forklare vores budskab.

Grafisk indhold – de billeder, videoer eller andet spændende, som vi bruger til at forstærke vores budskab.

Træningsfasen – at evaluere og forbedre vores præsentation, så den ikke spilder vores publikums tid.

Udførslen – at kommunikere vores budskab til vores publikum så vores budskab resonerer med dem.

Evaluering – at bruge vores egen – og publikums feedback til at blive endnu skarpere næste gang.

Det er en løbende udvikling at blive god til præsentationer. Et sted at starte denne udvikling kan være ved at tage de næste tre råd til sig, og arbejde med dem. Er du interesseret i at få sparring og vejledning på dine præsentationsevner fra os, så kontakt os på telefon eller mail.

Eksperternes råd:

Nancy Duarte, forfatter af Resonate og Slideology, har holdt et utal af præsentationer, forbedret de største firmaer i verdens interne og eksterne præsentationer og forsket i betydningen af at holde den gode præsentation. Ifølge hende er nogle de vigtigste dele af den gode præsentation at man forstår sit publikum, man strukturer sin præsentation efter publikums ønsker og behov, og at man bruger virkelige historier til at eksemplificere sit indhold og sine pointer.

Disse tre point kræver en smule forklaring:

For at forstå sit publikum som taler, er det vigtigt at man sætter sig ind i hvem det er man skal til at stå og tale overfor. Der er en gevaldig forskel på om man taler for sine egne ansatte, i en fasttømret organisation, om man taler til en horde af studerende ved universitetet eller om man står foran et hold af ledere, som man vil overbevise om skal bruge det fantastiske nye produkt man har udviklet. Det er altafgørende at bruge den tid det tager for at analysere hvem det er man taler til, for at kunne lave en præsentation som er brugbar for publikum.

Når det handler om strukturen af ens præsentation er det overvældende, at se hvor mange der taler foran et publikum nærmest dagligt, som ikke bruger mere end en times tid på at forberede sig… hvis overhovedet. Både erfaring og forskning peger klart på, at det er den velforberedte præsentation som skaber de gode resultater, og som ikke bare forsvinder over i glemmebogen. At strukturere en præsentation kræver at man forstår nogle basale principper i menneskelig psykologi og at man udviser en stor respekt for ens publikums behov og ønsker.

Den tredje del af en kvalitetspræsentation, er det som med et dejligt populært ord hedder storytelling. På trods af at storytelling de seneste par år er blevet et buzzword, som måske ikke er så let at sætte sig ind i, så er det stadig en uhyre vigtig del af menneskelig kommunikation. Basalt skal storytelling forstås som den evne en taler har til at forme sit budskab som en historie, der giver mening og taler til lytteren. Det er meget få af os som får enormt meget ud af at læse 20 statistiker på et slideshow, hvis ikke der er en historie som kæder tallene sammen, eksemplificere hvad de betyder i virkeligheden og sætter dem i perspektiv.

Men hvordan træner vi, og anvender disse tre komponenter på en meningsfuld måde? Det giver vi herunder et bud på:

Tre simple måder at blive bedre

At blive bedre til at holde en motiverende og meningsfuld præsentation er et evigt udfordrende arbejde. Der er mange knapper der kan skrues på, men her kommer der tre simple metoder, som kan forberede jeres kompetencer på publikums analyse, præsentations struktur og historiefortælling, med simpel træning:

Publikums analyse betyder mange ting. Her fokuserer vi på det arbejde man kan lave før man går i gang med lave sin præsentation. En sikker måde at engagere, forstå og aktivere sit publikum er ved at bede dem udfylde et spørgeskema som omhandler præsentationens emne. Formålet med spørgeskemaet er tredelt: for det første aktivere det publikums nysgerrighed og følelse af medbestemmelse, når de oplevet at blive involveret i præsentationens udformning. Derfor er det en god ide at skrive en lille tekst som akkompagnere spørgeskemaet, der forklarer at deres svar vil blive brugt til at målrette præsentationen så den er mest muligt relevant for dem. Det næste et spørgeskema kan påvirke er forståelsen af emnet hos deltagerne. Igennem de spørgsmål der stilles, kan man guide publikumsinteresse ind på det, som præsentationen omhandler. Den tredje del af spørgeskemaets effekt er at publikum oplever medbestemmelse på det som de skal bruge deres tid på, når de sidder og lytter til dig tale for dem.

Strukturen på din præsentation er altafgørende for, at det budskab du efterlader publikum med er nemt at forstå og værdifuldt for netop dem. Som taler har man typisk et væld af ting man gerne vil fortælle sit publikum, men det er tæt ved umuligt at formidle mere end nogle få pointer i en præsentation. Det er det fordi vi som mennesker ikke kan indeholde mange nye informationer i vores hukommelse på en gang. Derfor er det altafgørende af du gør det helt tydeligt hvad dit budskab er. Det betyder kort sagt at du skal skære ALT det overskydende væk, og koncentrere dig om lige præcis det du gerne vil have at folk tager med hjem fra din præsentation. Den bedste måde at finde ud af om din præsentation er strømlinet tilstrækkeligt, er ved at invitere en kritisk lytter. Vi kalder sådan en opgave for en ”feedback-lytter.” Opgaven er simpelthen at forsøge at holde din præsentation for en enkelt, eller nogle få lyttere, som kritisk kan vurdere om indholdet er relevant nok, og let forståeligt. En modstand vi ofte møder imod dette er at det er for tidskrævende. Tænk engang på hvad det er du er ved at lave. En præsentation af f.eks. strategien for næste års salgsarbejde i et firma er en præsentation som måske omfatter en afdeling på 20 mennesker. Det vil sige 20 timers arbejdskræft, som bliver taget ud af kalenderen. Hvis ikke præsentationen for dem er motiverende eller værdifuld, så er det 20 timer spildt. Det tager kun 1 time for dig og din feedback-lytter at optimere din præsentation, så er det ikke tiden værd?

En måde at gøre indholdet i en præsentation relevant og forståeligt, er ved at udnytte den måde mennesker bedst forstår ny information: Igennem historier. Derfor er storytelling en essentiel del af en talers værktøjskasse. Vi har siden menneskehedens tidligste stadier formidlet information igennem historier, først rundt om bålet og siden rundt om projektoren. Det skal vi lære at udnytte på en god måde som talere, og det gør man blandt andet ved at forklare sit indhold direkte som historier, eller som minimum med historier som eksempler. Spørg dig selv hvad der ligger til baggrund for det du gerne vil fortælle. Hvis vi f.eks. står i en undervisningssituation er det meget fint at fortælle at 2+2=4. Men det er først når vi forklarer med ord og billeder at to æbler som ligges sammen med to æbler bliver til fire æbler, at vores elever kan sætte sig ind i det. Hæver vi det op på et lidt andet niveau, så er det først når vi fortæller om den familie som har mistet hus og hjem på grund af finanskrisen, at informationen sætter gang i vores publikum, på trods af vi lige har vist dem at bruttonationalproduktet faldt med 5% over en 4 årig periode. Derfor er en opgave til dig som taler at finde og fortælle én historie som knytter sig til hver overskrift du har i din præsentation. Det vil sige at du sætter et konkret eksempel på hver af overskrifter som din præsentation består af. Optimalt sammensætter du din historie med et billede på dit slide eller flipover (hvis du bruger det), så alle er helt sikre på hvad det er du står og fortæller.

Kontakt os og bliv endnu bedre.

Vi håber at de tre opgaver ovenover (spørgeskema, feecback-lytter og historier til overskiften) kan inspirere dig til at blive bedre til at præsentere for dit publikum. Der er mange flere knapper man kan lære at dreje på som taler og underviser. Vi er eksperter i formidling og vil meget gerne hjælpe dig med at forstå hvordan psykologien er essentiel for at du kan blive ved med at præsentere bedre og bedre for dit publikum, så dit budskab slår stærkere igennem og dit publikum bliver motiveret til at tage handling. Hvis du er interesseret i at arbejde med os, så kontakt os på telefon eller mail.